某 公 司 外 貿 業 務 控 制 管 理 實 施 案 例
實施背景：該公司是一家中型日用塑料品生產商，從事日用塑料用品的生產和銷售，位于浙江寧波 , 有外貿業務人員 10 人。主要推廣模式是參展和網絡推廣，每次參展獲得的客戶卡片在現場收集回來后，由業務員自行保管，一般是訂在一個本子上，在下面寫一些該客戶的介紹文字。公司采用由主管統一收取電子郵件，再轉發給業務員，業務員寫好回復內容后，再發給主管，主管審核后再發給客戶，公司對外采用統一的一個郵箱，所有外貿業務人員也都使用這個郵箱。
這種管理方案的主要目的是：
1 、所有往來郵件必須經過主管審核，避免發生錯誤業務行為；
2 、所有往來郵件必須經過統一一個的公司郵箱進行，避免業務失控，走單等現象發生；
3 、所有郵件存在于主管的電腦上，避免資料遺失；
這種管理方案的弊端是：
1 、 客戶資料零散不集中， 業務員離職的時候，容易產生資料的遺失或業務員只交上來一些客戶卡片，與客戶的跟進情況就無從得知，不好繼續跟進。
2 、郵件管理不方便：與客戶的所有往來的郵件都在主管的電腦上，很快超過幾千封，涉及多個業務員 和大量客戶，不好歸類管理，比如查看某業務員與某客戶之間的往來記錄，就很難查詢操作。雖然每個業務員的電腦上也有郵件記錄，但完全靠業務員主動管理，存在漏洞，資料的真實、完整性指數不高。
3 、主管的工作負荷逐漸加大： 主管每次收信，都要識別該郵件是應該轉給哪個業務員的，而且所有郵件都保存在主管的電腦上，主管還要每天審核業務員與客戶之間的往來郵件，增加了主管的工作量和責任，主管的壓力很大，當業務人員的數量逐漸增多，主管已經不堪負荷；
4 、 務員逐漸產生依賴心理： 因為所有郵件都是主管審核的，責任由主管分擔了一大部分，所以業務員的依賴心理增強，出現工作不認真的現象，草草寫完郵件，發給主管，等主管審核；
5 、工作效率低： 當主管不在或上網不方便的時候，無法及時審核業務員的郵件或無法及時把客戶發來 的郵件轉發給業務員；銷售工作。
>>解決方案
所以，也就必須為他們提供一個可以大展拳腳工作環境，但同時又必須要保證業務在可控狀態下進行，基于這種想法，該公司高層經研究，采用了以下的管理方案：
1 、每次參展等所獲得的客戶卡片，第一時間錄入數據庫；
2 、公司對外宣傳使用一個統一的公司郵箱，為每個業務員再分配一個業務員郵箱，但密碼由公司統一管理，由管理人員在每個業務人員的電腦上設置密碼，保證分配給業務員的郵箱只能在公司收發郵件，避免業務員在公司以外的地方用該郵箱收發郵件，公司郵箱用來接收客戶的第一次詢盤，業務員郵箱用來業務員跟進客戶使用。
3 、第一次詢盤由主管根據每個詢盤的具體情況分發給不同的業務員繼續跟進。
4 、各業務員收到主管轉發來的詢盤后，以公司分配給他的郵箱自行回復客戶，不需要經過主管轉發給客戶，以后與這個客戶的業務往來，都是由該業務員用這個郵箱與客戶進行自由溝通。在這個環節，存在一個業務控制的問題，如何知道每個業務員的業務跟進情況呢？通過“SalesOutlook CRM”就可以有效控制，該系統可以把所有往來郵件（不管使用哪個郵箱），都可以歸類備份到數據庫中，并可統計查詢；
5 、不再使用 OUTLOOK 或 FOXMAIL 等其它郵件收發工具收發郵件，統一使用公司新購進的“ SalesOutlook CRM” 進行收發郵件；
這種方案的好處是：
1 、資料管理更加集中和安全，數據庫中的客戶資料及往來郵件資料是嚴格按權限管理，不能隨意修改和刪除備份等；
2 、業務員的業務發揮空間增強，可以使用公司分配給他的業務員郵箱自由聯系業務，但同時所有聯系記錄都會自動進入數據庫，保證業務不失控；
3 、主管負荷減少，不用每次事前檢查，而是通過數據庫，抽查每個業務員的業務跟進情況，及時輔導和監督；
4 、大量郵件輕松管理，所有郵件通過數據庫進行分類查詢、統計等，與某客戶的往來郵件很輕松就可以一目了然；
5 、減低大量郵箱購置費用，現在所有的公司業務員一般都人 10 多個，如果每個業務分配 100M 的郵箱，按標準的商務郵箱計算，就是 1000m*15 元 /m=15000 元。現在只要使用統一對外的一個郵箱，****只要 500M 就可以節省 8000 元費用，相當購買軟件費用。
在這個管理方案中，借助了一個軟件來配合實現管理目的，方案剛開始實行的時候，業務員有抵觸情緒，覺得所有的往來郵件都在老板的眼下，有點接受不了，但運行一段時間后，業務員就發現這套管理軟件有很多對業務人員大有幫助的地方，令他們提高業務效率和質量，尤其是其中的郵件系統，針對 OUTLOOK 和 FOXMAIL ，做了一些針對外貿業務的功能改進，象模板、群發、選擇收取等，大大方便了他們日常的工作，所以，運行了大約一個月后，該管理方案進入流暢運行。
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銷售Ⅰ
