外貿(mào)郵件管理系統(tǒng)操作實(shí)施規(guī)范
為了企業(yè)能夠更加快速正確的使用軟件，以最快速度發(fā)揮軟件的效力，本公司總結(jié)以下建議:
一、所有正在聯(lián)系的客戶都必須建立檔案，即使只有一封地址
好處：在進(jìn)行市場(chǎng)推廣時(shí)，可以對(duì)公司客戶分布 國(guó)家進(jìn)行科學(xué)的統(tǒng)計(jì)分析。例 如：比如參加一個(gè)英國(guó)展會(huì)，公司可以馬上從系統(tǒng)里調(diào)出英國(guó)的潛在的客戶名單，可以利用個(gè)性群發(fā)功能邀請(qǐng)客戶來(lái)展位約見(jiàn)。
建立好的客戶,往來(lái)的郵件自動(dòng)歸檔到該客戶目錄下。歷史記錄快速查詢
二、建立的客戶檔案里必須輸入客戶來(lái)源
好處：公司可以根據(jù)客戶的來(lái)源情況，來(lái)決定廣告投入情況
例 如：公司有100家客戶，來(lái)自阿里巴巴的有70％ 來(lái)自展會(huì)的有20％ 。從統(tǒng)計(jì)可以看出 阿里巴巴的效果比較好，可以增加阿里巴巴的廣告費(fèi)用投入
三、禁止使用私人郵箱，統(tǒng)一使用公司企業(yè)郵箱
好處：有利于公司的郵件的安全管理，確保對(duì)外聯(lián)系統(tǒng)地址的統(tǒng)一性，提高公司形象。
例如：公司可以采用對(duì)外統(tǒng)一一個(gè)郵件地址，所以有的郵件都按業(yè)務(wù)員的客戶分配情況進(jìn)行自動(dòng)分發(fā)，新來(lái)的客戶郵件有經(jīng)理決定分配誰(shuí)負(fù)責(zé)跟蹤。公司也可以每個(gè)一個(gè)郵件地址進(jìn)行統(tǒng)一設(shè)置到系統(tǒng)，這樣每個(gè)業(yè)務(wù)員都有一個(gè)獨(dú)立的企業(yè)郵箱，業(yè)務(wù)可以系統(tǒng)平臺(tái)里正常穩(wěn)定使用郵箱。
四、對(duì)外的郵件信息中必須統(tǒng)一使用公司信息模板
好處：強(qiáng)化公司對(duì)外形象，淡化業(yè)務(wù)員的角色，
例如：一個(gè)業(yè)務(wù)員經(jīng)常在郵件中使用個(gè)人的信息久而久之客戶對(duì)公司的形象認(rèn)識(shí) 就慢慢淡薄掉，造成客戶只認(rèn)業(yè)務(wù)員不識(shí)公司的情況。
我們?cè)谲浖袕?qiáng)制使用公司抬頭，讓客戶加強(qiáng)對(duì)公司情況認(rèn)識(shí)，從而淡化業(yè)務(wù)員的角色。加業(yè)務(wù)更加穩(wěn)定的發(fā)展
五、所有客戶來(lái)的郵件都必須在原始信上進(jìn)行回復(fù),當(dāng)天事情當(dāng)天處理完畢
好處：所有客戶來(lái)的郵件在原有基礎(chǔ)上回復(fù)，這樣可以保留客戶歷史郵件記錄，可以讓客戶或是業(yè)務(wù)員在回復(fù)郵件的時(shí)候隨時(shí)，查看以前的聯(lián)系歷史記錄，這樣也可以讓系統(tǒng)自動(dòng)把客戶的郵件歸檔成已經(jīng)回復(fù)郵件。同時(shí)在回復(fù)查詢里 將不會(huì)彈出 回復(fù)提醒，所有客戶發(fā)過(guò)來(lái)的郵件年必須當(dāng)天處理完成，以免造成業(yè)務(wù)上的延誤及因處理不及時(shí)丟單情況。
六、潛在的客戶必須2個(gè)月聯(lián)系一次
好處： 外貿(mào)公司現(xiàn)在已經(jīng)從產(chǎn)品服務(wù)轉(zhuǎn)到以客戶服務(wù)為中心，所以主動(dòng)聯(lián)系客戶應(yīng)該是現(xiàn)在外貿(mào)公司業(yè)務(wù)員的主要職能，這樣可以讓客戶感受的貴公司的服務(wù)，及貴公司對(duì)客戶的信任及重視。同時(shí)可以通過(guò)郵件郵發(fā)的模式，主動(dòng)推薦一下公司的最新產(chǎn)品。這樣做軟件中的 每2個(gè)月聯(lián)系一次的客戶 提醒名單將沒(méi)有這個(gè)客戶名單
例如：與客戶溝通內(nèi)容，比如公司最新產(chǎn)品信息，公司的規(guī)模擴(kuò)大，公司的參展信息，客戶的節(jié)日問(wèn)候。等
七、所有的樣品資料必須用標(biāo)準(zhǔn)的電子格式發(fā)給客戶
我們產(chǎn)品管理模塊集成了強(qiáng)大的產(chǎn)品管理系統(tǒng)，可以即時(shí)拖動(dòng)形成報(bào)價(jià)單，電子樣本，excel 等格式。大大提高工作效率和質(zhì)量。
八、所有傳真都必須整理歸檔，并輸入傳真?zhèn)渲黝}.（可選功能）
所有的傳真都必須輸入主題，并歸檔到客戶名下，以后查找搜索。
九、產(chǎn)品圖片處理
所有的產(chǎn)品圖片拍照，請(qǐng)用photoshop處理過(guò)并壓縮成jpg格式存入軟件中，大小為380象素左右，大小控制在60KB左右。因?yàn)閳D片如果過(guò)大，會(huì)造成郵件大小過(guò)大，造發(fā)送緩慢。對(duì)方收信延遲等原因。同時(shí)美觀的圖片，也會(huì)讓客戶對(duì)產(chǎn)品的第一印象增加。
十、公司所有的qq等聊天軟件除了msn 其它的都封鎖掉
網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的今天，員工網(wǎng)上行為控制非常重要。一個(gè)員每天工作8小時(shí)可能會(huì)花 4個(gè)小時(shí)是在聊天，或是看無(wú)關(guān)的網(wǎng)站。封鎖這些聊天工具提高工作效率，保護(hù)公司上網(wǎng)帶寬，迫切需要解決。
更多建議正在總結(jié)完善中。
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